Dicas de uso de e-mail

• Não escrever usando somente letras maiúsculas

Esta é uma das mais básicas regras de etiqueta na internet. Um texto composto inteiramente com letras maiúsculas passa a impressão que você está gritando. Se não for esta sua intenção, melhor evitar tanto em blogs como em e-mails.

• Usar mais de uma conta de e-mail

Por mais que pareça trabalhoso checar diferentes contas de e-mail, a partir do momento que você tem um e-mail só para o trabalho, outro para os amigos e outro para listas de discussão e grupos, você pode decidir em qual assunto deseja focar no momento. Desta forma, você evita se preocupar com um assunto do trabalho em um momento de lazer, ou se distrair com um e-mail sem importância no meio de um dia muito atarefado quando cada minuto desperdiçado faz falta. Outra vantagem de ter uma conta de e-mail para cada assunto é o fato de assim evitarmos que uma mensagem importante passe despercebida no meio daquelas enviadas por aquele “amigo” que só sabe encaminhar e-mails com piadas ou apresentação de Power Point que você já recebeu (e deletou) mil vezes.

• Avisar quando o e-mail tem conteúdo não apropriado para menores ou ambiente de trabalho

Quer coisa mais comprometedora que abrir um e-mail com fotos de mulheres peladas na frente do chefe ou do sobrinho de 5 anos?

• Não ler e-mails assim que chegar ao escritório

Confesso que esta dica ainda não consigo colocar em prática por mais que perceba que este hábito me atrapalha. O dia é muito mais produtivo quando foco nas tarefas mais importantes logo cedo ou me livro das mais chatas assim que acordo. Preciso acabar com o hábito de ler e-mails de manhã e às vezes ficar apagando os incêncios que vão surgindo ao invés de me concentrar na minha to do list.

• Definir bem o assunto do e-mail

Quando você não define bem o assunto do e-mail, corre o risco de ter sua mensagem desprezada ou deletada. Usar com inteligência o campo assunto garante maiores chances de chamar a atenção do leitor e ter sua mensagem lida e respondida. Portanto, quando você quiser indicar o blog Canto da Lu para um amigo, ao invés de enviar um e-mail cujo assunto é “Veja isso”, prefira “Dica de site interessante sobre organização”.

• Não misturar assuntos completamente diferentes em um mesmo e-mail

Se você tem várias perguntas sobre assuntos diferentes para um colega de trabalho e faz todas elas em um mesmo e-mail, corre o risco de ter alguma não respondida. Fica confuso para o leitor e dificulta encontrar a mensagem posteriormente.

• Lidar com cada e-mail somente uma vez

Se não for importante: delete! Se precisar de uma resposta rápida: responda logo! Se for uma informação necessária: arquive na pasta correta! Se fdepender de uma resposta mais elaborada: coloque-o na sua pasta: responder (e reserve um momento do dia para isso). Se a mensagem recebida demanda uma ação: resolva logo o assunto ou inclua um lembrete na sua lista de tarefas e apague o e-mail . O que não dá é usar a caixa de entrada para armazenar centenas de e-mails.

• Evitar “internetês” em e-mails profissionais

Já me peguei várias vezes tendo que corrigir e-mails escritos para um superior na empresa que continham palavras ou siglas (vc ao invés de você, por exemplo) que costumo usar nos e-mails que envio a amigos ou para grupos de discussão e fóruns. Dependendo do grau de formalidade que sua empresa ou profissão exigem, vale a pena tomar este cuidado.

• Confirmar recebimento de mensagens

Para ser sincera eu odeio quando me mandam e-mails sem importância mas com um pedido de confirmação de recebimento de mensagem. Parece que a pessoa quer saber o momento exato em que eu li o e-mail e se decidi responder na hora ou não. Me sinto vigiada, controlada...

Por outro lado, quando o assunto é importante, mesmo que eu não possa responder com calma na hora, acho de bom tom responder pelo menos com um OK, para a pessoa ter certeza que seu relatório chegou no prazo até mim, ou que recebi sim o convite para sua festa.

• Formular uma assinatura para seus e-mails

Principalmente na área profissional, essa dica é mais que redundante mas ainda recebo e-mails cujo remetente assina somente seu nome. Acho importante incluir o nome da empresa, sua função, telefones, fax e endereço.

• Usar a cópia oculta

Se você vai mandar um e-mail para várias pessoas diferentes, principalmente quando estas pessoas nem se conhecem, evite alimentar os spammers e mande o e-mail com o CCO. No campo para, eu costumo colocar meu próprio e-mail.

• Em grupos de deiscussão, evite e-mails desnecessários

E-mails do tipo “eu também!”, “manda pra mim!” e “ai que lindo!” só servem para entupir as caixas de entrada alheias. Se o assunto não é de interesse do grupo, mande em PVT, isto é, somente para a pessoa interessada.