No site My Simpler Life você pode fazer download de calendários mensais (em inglês) que ajudam você a se livrar das tralhas ( clutter ). É só clicar com o botão direito no mês desejado e salvar no seu HD. É necessário ter o Acrobat Reader instalado. Você pode imprimir, colocar no seu quadro de recados ou na porta da geladeira e ir riscando cada dia assim que completar a tarefa. Para cada dia do mês o calendário apresenta um local a ser atacado ou uma tarefa simples e rápida mas que aos poucos, fazem sua casa ficar livre da bagunça.
Esta é uma das mais básicas regras de etiqueta na internet. Um texto composto inteiramente com letras maiúsculas passa a impressão que você está gritando. Se não for esta sua intenção, melhor evitar tanto em blogs como em e-mails.
Por mais que pareça trabalhoso checar diferentes contas de e-mail, a partir do momento que você tem um e-mail só para o trabalho, outro para os amigos e outro para listas de discussão e grupos, você pode decidir em qual assunto deseja focar no momento. Desta forma, você evita se preocupar com um assunto do trabalho em um momento de lazer, ou se distrair com um e-mail sem importância no meio de um dia muito atarefado quando cada minuto desperdiçado faz falta. Outra vantagem de ter uma conta de e-mail para cada assunto é o fato de assim evitarmos que uma mensagem importante passe despercebida no meio daquelas enviadas por aquele “amigo” que só sabe encaminhar e-mails com piadas ou apresentação de Power Point que você já recebeu (e deletou) mil vezes.
Quer coisa mais comprometedora que abrir um e-mail com fotos de mulheres peladas na frente do chefe ou do sobrinho de 5 anos?
Confesso que esta dica ainda não consigo colocar em prática por mais que perceba que este hábito me atrapalha. O dia é muito mais produtivo quando foco nas tarefas mais importantes logo cedo ou me livro das mais chatas assim que acordo. Preciso acabar com o hábito de ler e-mails de manhã e às vezes ficar apagando os incêncios que vão surgindo ao invés de me concentrar na minha to do list.
Quando você não define bem o assunto do e-mail, corre o risco de ter sua mensagem desprezada ou deletada. Usar com inteligência o campo assunto garante maiores chances de chamar a atenção do leitor e ter sua mensagem lida e respondida. Portanto, quando você quiser indicar o blog Canto da Lu para um amigo, ao invés de enviar um e-mail cujo assunto é “Veja isso”, prefira “Dica de site interessante sobre organização”.
Se você tem várias perguntas sobre assuntos diferentes para um colega de trabalho e faz todas elas em um mesmo e-mail, corre o risco de ter alguma não respondida. Fica confuso para o leitor e dificulta encontrar a mensagem posteriormente.
Se não for importante: delete! Se precisar de uma resposta rápida: responda logo! Se for uma informação necessária: arquive na pasta correta! Se fdepender de uma resposta mais elaborada: coloque-o na sua pasta: responder (e reserve um momento do dia para isso). Se a mensagem recebida demanda uma ação: resolva logo o assunto ou inclua um lembrete na sua lista de tarefas e apague o e-mail . O que não dá é usar a caixa de entrada para armazenar centenas de e-mails.
Já me peguei várias vezes tendo que corrigir e-mails escritos para um superior na empresa que continham palavras ou siglas (vc ao invés de você, por exemplo) que costumo usar nos e-mails que envio a amigos ou para grupos de discussão e fóruns. Dependendo do grau de formalidade que sua empresa ou profissão exigem, vale a pena tomar este cuidado.
Para ser sincera eu odeio quando me mandam e-mails sem importância mas com um pedido de confirmação de recebimento de mensagem. Parece que a pessoa quer saber o momento exato em que eu li o e-mail e se decidi responder na hora ou não. Me sinto vigiada, controlada...
Por outro lado, quando o assunto é importante, mesmo que eu não possa responder com calma na hora, acho de bom tom responder pelo menos com um OK, para a pessoa ter certeza que seu relatório chegou no prazo até mim, ou que recebi sim o convite para sua festa.
Principalmente na área profissional, essa dica é mais que redundante mas ainda recebo e-mails cujo remetente assina somente seu nome. Acho importante incluir o nome da empresa, sua função, telefones, fax e endereço.
Se você vai mandar um e-mail para várias pessoas diferentes, principalmente quando estas pessoas nem se conhecem, evite alimentar os spammers e mande o e-mail com o CCO. No campo para, eu costumo colocar meu próprio e-mail.
E-mails do tipo “eu também!”, “manda pra mim!” e “ai que lindo!” só servem para entupir as caixas de entrada alheias. Se o assunto não é de interesse do grupo, mande em PVT, isto é, somente para a pessoa interessada.
O que um cofrinho tem a ver com a área de serviço? Tudo! Afinal é lá que a gente costuma achar notas e moedas perdidas nos bolsos das calças na hora de colocar as roupas para lavar, não é mesmo? A dica é simples mas funciona! Deixe um cofre, latinha ou vidro da maionese vazio (vamos reciclar pessoal!) próximo ao local onde você separa suas roupas antes de colocá-las na máquina de lavar. Qualquer dinheirinho encontrado nesta hora vai direto para o crofrinho! É só decidir se ele fica lacrado até encher e quando esse dia chegar você se presenteia, ou se usa os trocados para uma emergência doméstica.
Tá bom! Eu reconheço que sempre quis ter uma só para fazer como nos filmes, mas que é útil é! Muitas vezes eu adiava me livrar de algum papel quando o mesmo continha meus dados pessoais e/ou financeiros: extratos de banco antigos, contas pagas com mais de 5 anos e comprovantes do visa electron, por exemplo, sempre ficavam socados em alguma pasta por pura preguiça de me desfazer deles de um modo seguro. Ainda não tinha coragem de investir 100 reais em uma fragmentadora quando uma amiga que ama papelaria tanto quanto eu me viu paquerando uma na loja e disse que tinha uma em casa que nunca usava e que poderia me dar. Aceitei na hora e estou sempre a alimentando (a fragmentadora, não a amiga).